Erweiterte Checkliste für MS Word

Textdokumente, die mit Office-Software erstellt wurden, werden täglich in unterschiedlichsten Branchen und Jobs eingesetzt. In der internen Kommunikation, im Kundenkontakt, als Begleitdokumente zu Produkten und Dienstleistungen oder auch in Weiterbildungen wird mit Textdokumenten gearbeitet. Zum Erstellen der Dokumente wird unter Windows häufig Microsoft Word genutzt. Bereits bei der ersten Ansicht oder im Ausdruck ist leicht erkennbar, ob diese die Anforderungen an ausreichende Kontraste und Schriftgrößen erfüllen. Andere Kriterien der Barrierefreiheit wie Alternativtexte für Bilder und strukturierte Inhalte sind wichtig, wenn die Dokumente vorbereitend bereitgestellt oder anschließend weitergegeben werden.

Wenn Anbieter, wie öffentliche Stellen, zur Barrierefreiheit verpflichtet sind, bedeutet dies, dass die Textdokumente die Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0 erfüllen müssen. Diese Verordnung verweist für die technischen Kriterien wiederum auf die harmonisierte Norm EN 301 549. Anforderungen für Dokumente finden sich in Kapitel 10 des Standards.

Die erweiterte Checkliste, die im Projekt „SHUFFLE – Hochschulinitiative digitale Barrierefreiheit für Alle“ entstanden ist, wird durch die Stiftung Innovation in der Hochschullehre finanziell unterstützt. Die erweiterte Checkliste gibt über die gesetzlich verpflichtenden Anforderungen hinaus Empfehlungen für MS Word-Dokumente. Dabei wird auf die neueste Version von MS Word (Stand Februar 2024, Office 365) Bezug genommen, und explizit darauf hingewiesen, in welchen Fällen die Checkliste nicht eingesetzt werden kann:

Ergänzt wird die Checkliste durch ein Erklärvideo und freie E-Learning-Materialien. Alle Materialien werden durch das „Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit“ an der Hochschule der Medien Stuttgart bereitgestellt.