Hintergrundwissen Barrierefreiheit in Office-Softwarepaketen prüfen
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Aufwand:
- Zielgruppe: Öffentlichkeitsarbeit
In fast jedem Büro wird heute eins der großen Office-Pakete für das Erstellen von Textdokumenten und Präsentationen, zur Tabellenkalkulation und möglicherweise zur Unterstützung der Teamarbeit sowie zur Kommunikation genutzt.
Diese Office-Software sollte zum einen selbst barrierefrei von Menschen mit Behinderungen nutzbar sein. Zum anderen sollten die Dokumente beziehungsweise Inhalte, die mithilfe dieser Software erstellt werden, barrierefrei sein. Diese beiden Aspekte der Barrierefreiheit sind in den Authoring Tool Accessibility Guidelines (ATAG) festgehalten.
Der zweite Aspekt, wie die Office-Pakete die Erstellung barrierefreier Dokumente unterstützen, wird im Folgenden näher betrachtet. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf den Prüfmöglichkeiten, die die Pakete bieten.
Beim Erstellen strukturierter Dokumente helfen Formatvorlagen beziehungsweise Masterfolien und ähnliche Optionen in den Software-Paketen, um mit Vorlagen zu arbeiten. Diese müssen dann nur einmal in Bezug auf die Kriterien der Barrierefreiheit wie eine korrekte Lesereihenfolge und ausreichende Kontraste angelegt werden. Dies hilft beispielsweise auch bei einem späteren Export in das PDF/UA-Format.
Microsoft bietet in seinen Office-Applikationen eine Barrierefreiheitsprüfung an. Barrieren werden direkt in der Anwendung angezeigt und zusätzlich Tipps für das Beheben der gefundenen Barrieren gegeben.
Die Funktion wird an unterschiedlichen Stellen von Microsoft dokumentiert:
- Hilfe-Artikel:
Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung - Video und Überblick über Anwendungen, die die Barrierefreiheitsprüfung unterstützen:
Erstellen barrierefreier Inhalte für jeden Benutzer mit der Barrierefreiheitsprüfung - Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
In OpenOffice ist eine Erweiterung für die Prüfung notwendig.
Hierzu steht die Erweiterung AccessODF zur Verfügung.
Einige LibreOffice-Anwendungen haben bereits eine Prüfung auf Barrierefreiheit integriert.
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Ist in einer Anwendung keine Prüfung integriert, kann die Erweiterung AccessODF genutzt werden.
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In LibreOffice Writer ist die bereits integrierte Zugänglichkeitsprüfung im Menü „Extras“ zu finden.
Eine Alternative zu den „klassischen“ Officepaketen sind Cloud-Anwendungen wie Google Docs und Google Präsentationen. Bisher richteten sich diese Angebote verstärkt an Privatpersonen, da die Datenschutzbestimmungen im beruflichen Kontext hierbei meist nicht gegeben sind. Mit Google Workspace soll sich dies jedoch ändern.
Eine Prüfung der Barrierefreiheit ist hierbei bisher nicht integriert. Werden Lösungen von Drittanbietern genutzt, ist zumindest im beruflichen Umfeld erneut die Datenschutz-Frage zu klären, da für eine Prüfung, die Inhalte an Dritte übermittelt werden müssen.
Apple gibt in seiner Hilfe zwar Tipps für die barrierefreie Gestaltung von Dokumenten mit Pages, Numbers oder Keynote, eine automatische Prüfung ist jedoch nicht integriert.
Auch, wenn neuere Versionen der Apple-Software automatisch „tagged“ PDF, also PDF/UA erzeugen, ist damit noch nicht sichergestellt, dass die so erzeugten Dokumente auch barrierefrei sind.
