Hintergrundwissen Barrierefreie E-Mails schreiben
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- Zielgruppe: Öffentlichkeitsarbeit
Während im privaten Bereich Messenger wie „Threema“, „WhatsApp“ und „Signal“ E-Mails starke Konkurrenz machen, ist die E-Mail-Kommunikation im beruflichen Umfeld weiterhin üblich. Dies hat sicherlich gute Gründe, wie zum Beispiel den Datenschutz, die Vorteile asynchroner Kommunikation sowie die Möglichkeiten, schnell weitere Personen „in CC: zu setzen“, um eine Kopie zur Kenntnisnahme zu senden.
Damit wirklich alle Kund*innen, Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen Ihre E-Mails lesen können, sollten diese barrierefrei gestaltet sein. Hierzu gibt es einige grundsätzliche Regeln, die beachtet werden müssen. Einiges lässt sich standardmäßig in Ihrem Mailprogramm, häufig auch „E-Mail-Client“ genannt, konfigurieren. Weit verbreitete E-Mail-Clients im beruflichen Umfeld sind „Microsoft Outlook“ und „Mozilla Thunderbird“. Auf mobilen Plattformen sind es zum Beispiel die App „Gmail“ für Android und „Mail“ für iOS.
Wenn Sie planen den gleichen E-Mail-Client unternehmensweit zu installieren und den Mitarbeiter*innen vorzugeben, sollten Sie bei der Auswahl des E-Mail-Clients ebenfalls auf Barrierefreiheit achten, damit auch Mitarbeiter*innen mit Behinderungen diesen nutzen können. Ist im „E-Mail-Client“ ein Kalender integriert, ist dieser bei der Auswahl der Software ebenfalls auf Barrierefreiheit zu prüfen.
Nutzen Sie die folgende Checkliste, um barrierefrei per E-Mail zu kommunizieren:
Viele Einstellungen zum Format und zum Aussehen einer E-Mail können bereits vorab in Ihrem E-Mail-Client eingestellt werden. Einige Anbieter stellen hierfür Anleitungen bereit.
Hinweise zu einigen E-Mail-Clients:
Wenn Sie E-Mails im HTML-Format verfassen, was in den meisten Mailprogrammen voreingestellt ist, können die Anforderungen der Webrichtlinien auf den Mail-Inhalt angewendet werden. Beim Verfassen der E-Mail sollten insbesondere die Tipps des World Wide Web-Consortiums (W3C) zum Schreiben von Text berücksichtigt werden.
Einige Mailprogramme bieten eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung. Zum Beispiel bietet der Mail-Client „Microsoft Outlook“ eine integrierte Prüfung der Barrierefreiheit an, die im Hintergrund ausgeführt werden kann.
Tipps zu speziellen E-Mail-Clients:
- „Mail“ und „Kalender“ von Microsoft: Erstellen barrierefreier E-Mail-Nachrichten und Kalenderereignisse für Personen mit Behinderungen
- Machen Sie Ihre Outlook-E-Mail für Menschen mit Behinderungen zugänglich
- Tools für die Barrierefreiheit für Outlook
- Barrierefreie E-Mails mit Gmail
Allgemeine weiterführende Tipps:
Für die barrierefreie Gestaltung von Newsletter sind zusätzlich einige Punkte zu berücksichtigen, damit alle Menschen sie ohne Probleme lesen können:
Da die Inhalte bei Newslettern meist umfangreicher sind, achten Sie insbesondere auf die Verwendung von strukturierenden Elementen.
Weiterführende Hinweise zu barrierefreien Newslettern:
Denken Sie auch daran, die möglicherweise angefügten Anlagen barrierefrei zu verschicken:
